Я работаю удалённо 2 года и сейчас хочу поделиться теми полезными вещами, через которые прошёл сам. В этой статье хочу дать только то, чему обучаю предпринимателей, и что реально работает.
Итак, 7 лайфхаков для продуктивной и эффективной работы на дому.
Первое, что нужно понять: часто пространство нашей работы, которое мы организовываем, влияет на то, как мы себя чувствуем. Почему это важно? Например, если мы приходим в офис, там уже есть рабочая атмосфера и всё работает. И когда мы видим, что все люди вокруг нас заняты, то тоже чем-то начинаем заниматься. В НЛП это называется якорем.
Якорь может быть и в пространстве.
Что это значит?
Когда вы приходите на работу, то привыкаете, что в офисе сидите за компьютером и что-то делаете – вы работаете. А когда приходите домой и ложитесь на диван, на нём вы валяетесь и смотрите телевизор, на кухне – кушаете. И вроде бы это простые и понятные вещи, но на самом деле – это всё якоря, влияющие на ваше состояние. Когда вы дома на диване, вам крайне сложно собрать свои мысли, чтобы начать работать, потому что на вас влияет состояние. Вы привыкли, что на диване вы отдыхаете.
И здесь есть важный момент: когда вас переводят или вы уходите из офиса домой, дома у вас отсутствует пространство для работы, потому что вы его никогда не создавали.
Создаем рабочее пространство
Вы не создавали некое волшебное место, где бы смогли работать, а это критически важно. Поэтому, если вы начинаете работу на дому с нуля или в принципе работаете на фрилансе и сейчас на удалёнке, то вам нужно позаботиться о том, чтобы ваше пространство для работы существовало и было правильно организовано.
Это должно быть конкретное физическое место. Переставьте дома мебель, найдите своё место. Создайте свою рабочую атмосферу, в которой вам будет комфортно работать. У меня в квартире, например, есть как минимум 2-3 рабочих места, где я могу поработать.
Выбираем удобную рабочую позу
Как итог: организуйте вокруг себя рабочее пространство и создайте свою рабочую атмосферу.
Обычно у вас есть список задач, которые вы делаете еженедельно, ежемесячно или каждый день. Есть задачи, которые делаются легко и быстро, а есть такие, где нужно чуть-чуть больше энергии. Либо задачи более стрессовые, либо слишком скучные и вам нужно использовать силу воли и максимальную концентрацию, чтобы их выполнить, потому что они не дают быстрого возврата ваших энергетических инвестиций.
Такие задачи мы, как правило, откладываем, потому что они тяжелые. Но именно эти задачи – это те узкие горлышки, которые создают прогресс. Таким образом, мы постепенно загоняем себя в мелкую продуктивную депрессию. Нам кажется, что мы каждый день делаем кучу маленьких задач и вроде бы работаем, но прогресса и счастья на самом деле нет, всё потому, что мы не прорабатываем эти узкие горлышки. Именно эти задачи требуют больших вложений и большей концентрации. Наш мозг просто их игнорирует, чтобы стремиться к удовольствию и не делать самого значимого, что часто не самое приятное.
Что с этим делать?
Работая со многими предпринимателями, я заметил, что у них есть два типа дней: дни, когда они всё важное откладывают и не делают, и дни, когда они садятся и решают за 1 день множество задач. То есть большую часть того, что вы откладывали, может быть даже месяц, вы решаете за 1 день. Просто сели и сделали.
На концентрацию сильно влияют разрывы вашего внимания. Это те отвлекающие факторы, которые мешают сосредоточиться на самых сложных задачах и решить их быстрее.
Что это значит?
Вам тупо никто не мешает. Вас не отвлекают, вы не смотрите постоянно в мобильный. Нет отвлекающих факторов. Так вы входите в состояние потока и делаете большую часть задач с максимальной концентрацией и без разрывов внимания.
Ключевые проблемы, почему задачи не решаются – это отсутствие концентрации и наличие факторов, отвлекающих ваше внимание.
Первый отвлекающий фактор – мобильный телефон.
На нём должны быть отключены все лишние уведомления, на компьютере, кстати, тоже. Только 1 чат. Только необходимое. Если я сажусь работать, то у меня минимум отвлечений. Проблема в том, что у этих устройств есть смешанные чаты и прочие вещи. Вам приходят уведомления отовсюду: на рабочий стол, из Инстаграма, кто вам там лайк поставил и другой всякий мусор.
Что важно?
Отключить как можно больше таких отвлекающих факторов на компьютере и телефоне. Сейчас это можно сделать с помощью одной кнопки.
Второй отвлекающий фактор – родственники.
Замечали, как часто родственники ходят вокруг вас и что-то от вас хотят? Хорошо если у вас есть возможность закрыться в комнате и отдельно поработать 1-2 часа, но если нет такой возможности, то здесь возникает конфликт и нужно договариваться.
Вы должны заранее оговорить: «Мне нужно сделать важную задачу, и я прошу вас не мешать мне, не шастать…» и так далее (у каждого свой вариант). Когда вокруг вас кто-то ходит – это тоже может сильно отвлекать. Вроде мелочь, но если вы начнете наблюдать, сколько раз за день вас могут отвлечь, то вы поймете, как много вы не делаете только по этой причине.
Можете провести для себя эксперимент: сядьте и поработайте 3 часа без отвлечений над одной из задач – и вы удивитесь своему прогрессу и продуктивности.
4. Создаём собственный режим
Если вы “забиваете” дома на тренировки и в целом на работу, то вам нужен режим. Я рекомендую всем, и особенно мужчинам, начать просыпаться принципиально в одно и то же время, и уделять себе час в день, – не на работу, а час внимания на себя.
Почему сбивается режим?
Когда мы ходим на работу, мы привыкаем, что нужно лечь во столько-то, чтобы утром быть продуктивным. А сейчас не нужно никуда идти, поэтому мы ложимся, когда получится. Но для того, чтобы утром нормально просыпаться, нужно ложиться в одно и то же время.
Именно сохранение своего собственного режима позволяет быть продуктивным. В особенности для мужчин, для женщин не всегда так. Для мужчины такой режим более динамичный, потому что дисциплина и такие ограничения положительно влияют на его личную продуктивность.
Отдельная тема в продуктивности – это команды.
Если вы работаете с кем-то, то вам нужно общаться. Бывает так, что у вас нет возможности надолго уходить. Есть понятие синхронной работы и асинхронной работы. Что это такое? Это разные ритмы.
Если вся команда работает удалённо – это вызывает определённые сложности. Но когда вы находитесь рядом друг с другом, у вас есть постоянное общение и вы можете быстро передавать информацию. В разных географических зонах и локациях это общение замедляется и искажается, потому что становится асинхронным. Это проблема удалённых команд.
Такая асинхронизация в команде решается следующим – 5-ым лайфхаком.
Если вы работали в офисе, то там есть информационное пространство – это место, где люди находят и передают всю информацию. Вы можете подойти лично к человеку и совершенно спокойно что-то сказать или спросить. Но когда вы находитесь на удалёнке, приходится использовать другие способы и решения, с помощью которых и создаётся единое информационное пространство у всей команды.
Используем IT-решения для удалённой команды
Такое пространство создается с помощью IT-решений.
IT-решения – это прозрачный менеджмент, в плане того, что происходит в команде. И первое решение – это сервисы.
Trello – пожалуй, самый простой и банальный. В этом сервисе вы можете видеть, что происходит в вашем проекте, и понимать, кто и что делает в какой момент времени. Там же можно ставить задачи для всей команды. Это позволяет видеть, что происходит внутри вашей команды.
Trello – бесплатный сервис для команды в 10 человек и элементарной работы. Вы должны сделать менеджмент единым и прозрачным для всех. Для этого тут создаётся общая доска, и другой член команды может посмотреть, что происходит прямо сейчас.
Второе IT-решение – это общие чаты или система чатов.
Например, рабочий чат Slack.
В чем его выгода? Нет пересечений личных и групповых чатов. Вся работа только в одном чате. Если у вас развлечения, работа и ещё какая-то ерунда находятся в Viber, Whatsapp, Telegram, то вы теряетесь – что, где и куда писать. Открываете свой Telegram, а у вас там 150 каналов, и вы не знаете – это важное уведомление или не важное.
Смешиваются развлечения и работа, приходит куча уведомлений. Всё это забирает много внимания, времени и отвлекает. Но можно добавить это в Slack и создавать в нём единое рабочее пространство, где все чаты рабочие.
Если уведомление пришло со Slack, то это не какое-нибудь развлечение, а точно по работе. А если меня в нём отметили, то я вижу, что это точно для меня и отвечаю. Я понимаю, что являюсь узким горлышком в этом процессе, захожу и решаю это.
Если не понравится Slack, пользуйтесь Viber или переходите на Telegram.
В Telegram есть очень удобная функция, которой я пользуюсь. Хотя там тоже смешивается личное и рабочее, но там есть понятие архива и 5-ти закрепленных чатов. Что это такое? Архив – старые переписки, а в 5-ти закрепленных чатах – люди, с которыми я чаще всего общаюсь.
Я могу закрепить там 5 рабочих чатов с разными людьми или с разными рабочими группами, а все личные, с которыми не общаюсь часто, отправляю в архив. Из архива уведомления не приходят. Я туда захожу и периодически читаю, но точно знаю, что там не важное и не срочное. Это позволяет мне сохранять концентрацию.
Я рекомендую создать единое рабочее пространство для ваших команд. В идеале – общие чаты. Используйте Slack, Telegram, и другие платформы. Также помимо Trello, есть много других сервисов, где есть SCRUM-доски, с которыми удобно работать.
Единый ритм дисциплинирует команду и формирует некие подотчётные формы. Что такое единый ритм? Если вы понимаете, что у вас нет возможности долго сидеть с командой, запланируйте себе в одно и то же время (каждый день, раз в неделю или два раза в неделю) совместный и обязательный сбор.
В это время каждый отчитывается по проделанной работе, какие сейчас есть проблемы и что собирается делать дальше. Этот единый ритм позволяет поддерживать дисциплину.
Такой ритм позволяет мотивировать людей в удалённой команде.
Совместные созвоны можно делать в Google Hangouts или в Zoom.
Ежедневные или через день. Но именно звонок в одно и то же время и всем вместе, где у всех включено видео. Когда мы без камеры, никто не видит, что мы расслаблены и одеты по-домашнему. Плюс многие параллельно просто могут смотреть Инстаграм или отвлекаться на другие дела.
Чтобы такого не было в рабочем коллективе, важен один и тот же рабочий ритм. Также важно, чтобы каждый участник команды проговаривал, что он сделает до завтра и публично заявлял об этом. И завтра, когда мы встречаемся и спрашиваем, что он сделал, уже есть подотчётность. Такая мотивация подотчётности должна быть в удалённой команде, и это должен делать руководитель.
И последний лайфхак – фокус на главном. Это не сложно. Нужно просто отключить те факторы, которые отвлекают внимание. Сложнее и главнее то, чего ты хочешь в будущем, и что тебе нужно делать сейчас, чтобы этого достичь.
Это главное определяется твоими целями.
Если говорить о финансовой части, то ваша задача – генерировать деньги и доходность. Как мы понимаем, что главное? Смотрим на задачи.
Не важно, кто вы – собственник, фрилансер или наёмный сотрудник, у вас есть собственность вашего часа. И есть задачи, где вы либо генерируете ценность, либо нет.
У вас есть два типа задач внутри любой роли и любого бизнеса – moneymaking и bullshitting.
Всё, что не приносит денег, относится ко второй категории.
Распишите по своим задачам – что реально даёт деньги, а что нет. Освободите время себе для задач, которые напрямую ведут к деньгам, уберите отвлекающие факторы, и сфокусируйтесь на работе.
