Принято считать, что тайм-менеджмент – это та система, которая помогает продуктивнее работать. Планирование времени на неделю, месяц, год вперед структурирует и организовывает.
Действительно ли это так? Бывало ли, что вы распланировали свое время, но все равно ничего не успеваете?
Суть в том, что вы планируете время, а не действия.
Ключевым является действие. Планируя действия, вы планируете результат. Фокус внимания на результате как внутренняя мотивация к повышению продуктивности.
Наблюдая за людьми, которые успевают выполнить все запланированное и даже больше, я заметил, что у них повторяются одни и те же модели поведения. Это своего рода стратегии возобновления энергии и продуктивности. Более того, лучше всего они работают в комплексе.
Рассмотрим по порядку.
5 стратегий повышения продуктивности
1. Завершите нерешенные дела.
Личная продуктивность зависит от того, какое количество энергии у нас припасено внутри. Независимо от того, что мы себе напланировали или какие цели прописали, если нет достаточно энергии, выполнить мы это не сможем.
Соответственно, главный фокус – управление собственной энергией.
Давайте будем откровенны, у нас в жизни полно мелких дел и подзадач, которые пожирают энергию. И когда доходит до главной задачи, сил на ее выполнение просто не остается.
И потому первое, что нужно сделать – избавиться от нерешенных дел.
У каждого есть минимум 5 дел, которые нужно было завершить неделю, месяц назад (а то и больше). Об этих делах мы помним постоянно. Просыпаемся утром с мыслями о незавершенных делах, весь день о них думаем, но так ничего и не делаем. Пустая трата энергии.
Ключевая задача – понять, какие дела стоит завершить.
Моя рекомендация: запишите на бумагу все дела от самых маленьких до самых больших, которые вам нужно завершить. Освободите место в голове. Вынесите картинку наружу и присмотритесь к ней повнимательнее.
С чего начать? С простых дел.
Если дело слишком большое и трудное, от одних только мыслей о нем становится плохо. Думая о задачах в таком ключе, вы сами себя демотивируете. Все потому, что у вас нет четкого представления, какой первый шаг нужно сделать. Размытые образы в голове посылают сигнал телу ничего не делать. Но если вы четко знаете, какой результат вам нужен и какой первый шаг предстоит сделать, вам легко приступить к выполнению.
Маленькие шаги – малые энергетические затраты. 5 минут в день на выполнение и нечего откладывать.
Еще один момент.
Повинуясь порыву или следуя за своими потребностями, мы включаем в список те задачи, которые со временем теряют актуальность. Нам нужно было что-то сделать – мы поставили это себе в задачи. Даже записали где-то. Но не делаем. И задача зависает.
Ответьте на вопрос: действительно ли эти цели актуальны? Вам это нужно или нет? Бывает, что потребность закрывается иным способом, а задача остается и мучает вас, хотя делать ее уже не нужно. Вычеркните из списка ненужное и попрощайтесь с ним.
2. Заведите утренний ритуал.
Обратите внимание на то, как вы проводите утро.
Ночью, когда мы спим, организм отдыхает и восстанавливается. Об этом позаботилась эволюция. Ночью все заботы и мысли стираются и наутро мозг человека как белый лист – что нарисуешь, такой день и получишь.
Утро сильно влияет на ваш день и на вашу личную продуктивность.
Просмотр ленты новостей или смс тренируют навык лежать в постели и откладывать подъем. Мысли о проблемах программирует состояние на день «мне нужно решать проблемы». Но если проснуться и сразу встать, тренируется навык «вижу цель – выполняю».
Очень важно то, как вы начинаете утро. Пусть ваше утро будет осознанным и настраивает на весь день.
Нет какой-то системы, которая подходит всем. Большинство продуктивных людей начинают утро как-то по-своему, у каждого свои идеи и принципы. Но у всех есть схожие элементы:
- Режим. Просыпаясь в одно и то же время каждое утро, вы себя дисциплинируете;
- Вода. Снижает уровень кортизола в крови и запускает все процессы в организме. И да – стакана будет мало. Нужно хотя бы 400-500 мл.
- Зарядка. Не обязательно это должна быть полноценная тренировка, достаточно будет 5-минутной разминки, лишь бы она приводила вас в тонус. Пробуйте разные варианты, ищите что-то свое.
- Чтение. Вместо фокусировки на проблемах выбирайте полезную литературу. Чтение на свежую голову настраивает разум на весь день.
Если выполнять нехитрый утренний ритуал, то появится ощущение, что вы готовы выполнить работу не только за сегодня, но еще и за завтра.
Проблема, с которой сталкиваются новички, – это привычка. Точнее, ее отсутствие. На гребне мотивации и любопытства вы проводите ритуал один раз, а на следующий не получается. И все – многие сходят с дистанции. Важно продолжать: не получилось полностью, ничего – сделайте хотя бы половину. Множественное повторение постепенно будет улучшать ваш результат.
Если день начался хорошо, хорошей будет неделя. Хорошая неделя превращается в хороший месяц, а месяц в год.
3. Концентрируйтесь.
Мы регулярно отвлекаемся на соцсети, звонки, смс-ки. Доходит уже до того, что, сидя друг напротив друга, нам сложно сосредоточиться на разговоре без того, чтобы не проверить телефон.
Проблема в том, что большую часть энергии мы тратим не когда концентрируемся, а когда переключаемся между задачами. Нам тяжело сфокусироваться, и мы не завершаем дела.
Какое решение?
Очень простое. Первое – научиться разбивать свой день на части: проверять почту, отвечать на сообщения, работать в определенные отрезки времени, и не допускать, чтобы они пересекались. Создайте себе пространство, где вас не будут прерывать. Пусть это будет табличка «Меня не трогать, меня нет», как бы это смешно ни звучало. Или приучите знакомых к тому, что вам нельзя звонить в определенное время.
Четкое ограничение по отрезкам – тоже своего рода ритуал и его важно повторять.
И второе – важно правильно организовать рабочее пространство в физическом и виртуальном смысле. Уберите с рабочего стола все лишнее и закройте все окна и вкладки на компьютере, с которыми не работаете, – только так вы сможете завершить все дела
4. Стройте долгосрочные планы.
Часто за утверждением «я не успеваю, потому что у меня много дел» скрывается тот факт, что дел на самом деле мало. Именно из-за того, что дел мало, человек ничего не делает.
Интересный парадокс: вы продуктивны настолько, насколько у вас поставлены цели.
Если цели очень маленькие и задачи очень маленькие, то и продуктивность точно такая же – очень маленькая. Чем выше вы перед собой ставите цели, амбиции, тем выше ваша продуктивность. Простой закон.
Какие цели можно считать долгосрочными?
Планы на неделю не считаются за цель. Их озвучить не так сложно. Но если увеличить рамку восприятия времени, то понимание будущих действий становится все туманнее.
Составили расписание на неделю, получили список маленьких и не значительных дел. Если этот список составлен без дальнего прицела, жизнь превращается в топтание на месте.
Долгосрочное планирование – это делать сегодня то, что строит ваше 5-летнее или 10-летнее будущее.
Как узнать свои цели на 5-10 лет?
Довольно сложно сразу написать, чего я хочу через 5 или 10 лет. Я рекомендую начинать с простой стратегии – написать 100 желаний или 100 целей.
Однако просто – не значит легко. Вы столкнетесь с проблемой количества желаний: у вас их будет не 100, а гораздо меньше. Вы осознаете, что на самом деле не так много и хотите. 30-40 пунктов – и желания заканчиваются. Не сдавайтесь. Никто не говорит, что вы должны написать 100 целей в один присест. Продолжайте записывать в течение недели, когда вам что-то приходит в голову.
Главное – пишите то, что вас мотивирует, то, чего вы действительно хотите и что реально выполнить.
Что с этим делать дальше?
Правильно структурировать. Посмотрите на цели и подумайте над сроком и уровнем сложности реализации каждой: что-то можно выполнить за год, что-то за 5 лет, что-то за 10. Отсортируйте цели на три группы: на год, на 5 лет, на 10 лет. Это и будет ваша перспектива «чего я хочу».
На что стоит обратить внимание дальше, так это на последовательность. Возьмите свои цели на год и решите, какая из них самая важная, а с какой можно подождать – оцените каждую. Так вы создадите иерархию целей. То же проделайте с последовательностью целей на 5 и 10 лет. И вот у вас уже есть план жизни на 10 лет.
Теперь посмотрите, что вы делаете прямо сейчас? Это ведет вас к цели? Стоит оно потраченного времени и энергии?
Да, и помните: цели писаны не на камне, а на песке. Их можно увеличить или уменьшить, а то и вовсе видоизменить. Ключевое – приносит ли это вам удовольствие и счастье.
5. Сбалансируйте энергию.
Для поддержания продуктивности важен баланс четырех энергий: физической, когнитивной, эмоциональной и душевной.
Физическая энергия поддерживается физическими нагрузками. Иными словами, ваша продуктивность напрямую зависит от того, занимаетесь ли вы спортом.
Энергия когнитивная, или мыслительная, так же, как и тело, нуждается в подпитке. Самый быстрый и простой способ восстановления – это глюкоза. Сладкое мгновенно приводит мышление в тонус, но имеет кратковременный эффект. Я рекомендую питать когнитивную энергию интересной литературой, сложными задачами, творческими проектами.
Эмоциональная энергия отражает то, как вы себя чувствуете. Распространенные пути утечки эмоциональной энергии – это разговоры о плохом и окружение. Общайтесь с позитивными людьми, больше смейтесь и веселитесь.
И последнюю, духовную энергию мы получаем через искусство, природу, общение с родными и близкими. Здесь советов давать не буду – вы лучше знаете, что вам нужно.
У меня эти 5 стратегий работают в системе. Создайте свою систему (интересно будет узнать, что вы туда включите) и обратите внимание, как это отразится на вашем состоянии и производительности.
Проведем эксперимент?
