Сегодня будет формат диалога. Я расскажу основные техники, которые использую в работе с личной продуктивностью, и отвечу на ваши вопросы.
Любители текста могут прочитать, любители видео посмотреть.
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, задайте его в комментариях – я обязательно здесь отвечу или сниму дополнительное видео.
Поехали.
[00:38]* Какой продукт вы создаете?
*Приметка: по тайм-кодам перед вопросами вы можете легко найти интересующий вас момент в видео ниже.
Часто говорят «личная эффективность», «тайм-менеджмент» и так далее. Но мне как-то сразу не зашла тема про личную эффективность. У меня со словом «эффективность» ассоциация не очень эффективная.
Я знаю много людей, которые внешне очень эффективны. Они создают эффект, что очень заняты, но, по сути, у них очень мало результата. Такая специфическая категория людей: много действий, но мало результата.
Я считаю, что личная эффективность – это не когда вы делаете много всего. Лучше делать какую-то одну вещь, но делать ее правильно, чем делать много вещей, не ведущих к результату. Лучше сфокусироваться на чем-то одном, что несет максимальный результат.
И для меня слово «эффективность» хорошо заменяется словом «продуктивность». Почему? Потому что в слове «продуктивность» корень «продукт».
Когда мы говорим «личная продуктивность» — мы измеряем некие продукты, которые создаем. Ваши действия должны создавать продукты, некий измеримый результат.
Первый вопрос, который я задаю себе: Какой продукт я создаю? Что, по сути, является моим продуктом? Как я узнаю, что моя личная продуктивность выросла? Какие для меня будут критерии?
И это корневое, чего люди не понимают, размышляя о личной эффективности. Они делают много вещей, но не понимаю, какой конечный результат.
Что является вашим продуктом, который вы создаете? Как вы узнаете, что ваша продуктивность выросла? Напишите в комментариях.
Под словом «продукт» я не подразумеваю, например, готовку еды. Если вы повар, то да – вашим продуктом может быть еда, но не факт, потому что люди на самом деле не еду покупают.
Давайте разбираться. Я на примере ответов постараюсь раскрыть понятие «продукт».
Дима написал, что его продуктом является сайт, блог и рассылка. Но, по сути, нет. Сайт, блог и рассылка – это не продукт. Потому что сайт, блог и рассылка не приносят ценности. Ценность в чем-то другом для его клиентов. Можно сделать сайт, можно сделать блог, можно сделать рассылку, но это все будет криво и не будет работать.
Так что же является продуктом? За какой именно продукт клиенты готовы платить? Есть какие-то специфические параметры внутри сайта, блога, есть какой-то критерий эффективности сайта.
Туры, продажи. Туры – тоже не ценность. За что люди на самом деле платят? Если вы продаете тур, то они вам платят за тур или за те эмоции, которые у них тур вызывает? Люди не тур покупают, а то, что тур им дает.
Вашим продуктом являются не туры. Вашим продуктом, который вы даете человеку, является то состояние, которое тур вызывает. А тур – это всего лишь инструмент.
И тут важный момент по продуктивности.
Большинство людей не понимают, как влиять на собственную продуктивность, потому что они не понимают, что является их конечным продуктом. Я рекомендую вам в эту сторону смотреть.
Это первое. Для того, чтобы повысить собственную продуктивность, вам нужно понимать, какие продукты вы создаете на самом деле и какую ценность эти продукты несут для мира, для общества, для ваших клиентов.
Земельные участки с домом тоже могут быть продуктом. Но люди покупают не земельный участок – они покупают то, как они будут себя чувствовать, когда у них будет этот участок.
Нужно понимать, какой продукт вы создаете.
[04:30] Как вы управляете своими задачами?
Одна из тем первых базовых, когда вы уже определяетесь с тем, что такое ваш продукт, – это неспособность контролировать потоки информации.
Через нас каждый день проходят просто тысячи и тысячи единиц информации. Вам нужно понять, что мы уже физически неспособны обработать всю информацию. И я уверен, что большинство из вас многое забывает.
Люди раньше калькулятором пользовались по определенной причине. Они не хотели считать все это в голове, и они выводили все это в калькулятор. Калькулятор несет в себе функцию буфера обмена. Вы делегируете калькулятору часть функций своей головы.
А что сейчас происходит, когда мы держим информацию у себя внутри? Она вся не помещается. Люди не способны удерживать много точек внимания, и в голове наступает хаос.
Чтобы навести порядок, вам нужно все идеи и задачи регулярно выгружать, не держать в голове.
Это базовый шаг при работе с продуктивностью.
Есть у людей простая привычка: пришла идея, мы думаем: «Я завтра сделаю. Я позже вспомню», и мы откладываем. Если вы работаете не на высоких скоростях, то вам не нужно ничего записывать. Когда человек все помнит, это значит, что у него мало задач, и они у него в голове помещаются.
Но если в день через вас проходит 20, 30, 50, иногда 100 задач, то вы просто биологически не способны в голове все это соединить, сделать вовремя.
Вам нужно выработать у себя одну привычку – выписывать все задачи в блокноты, Evernote, программы Wunderlist, ToDoist, Things3 и так дальше.
Зачем нужно выписывать все это?
К вам приходит в голову 2 типа информации: что-то интересное, что вы можете сделать потом или почитать – просто информация, идея, и конкретная задача, которую нужно сделать. Разобраться в чем-то – это не совсем задача, а сделать что-то конкретное, маленькое, одношаговое – это задача.
Кто-то пишет у себя в бумажном блокноте. Вы написали себе на странице. Например, я, когда пишу что-то в блокноте, потом ничего не могу разобрать, что вообще там написано. Я знаю, что большинство девочек пишет хорошо и потом разбирается, но в чем сложность этого блокнота, в чем минус блокнота?
Первое – вы не всегда можете разобрать, второе – не всегда этот блокнот при вас. Вдумайтесь, когда к вам приходит задача, идея, вы находитесь в каком-то потоке, вам нужно откуда-то этот блокнот достать. Знаете, как в рекламе отбеливателя появляется тетя Ася и достает из такой маленькой сумочки Prada канистру Vanish? То же самое происходит с этими блокнотами. Это долго и медленно: вы должны открыть блокнот, найти свободную страницу, написать, потом вам нужно снова зайти в этот блокнот посмотреть, что вы там написали в этом блокноте, все это систематизировать.
Я рекомендую записывать все это в мобильный телефон или компьютер. Понятно, что компьютер не всегда при себе, но мобильный телефон у людей чаще всего при себе.
Пишите к себе в мобильный телефон.
Куда писать в мобильный телефон? Во что писать? Огромное количество людей пользуется заметками. Вот эти заметки тоже не нужны, потому что в большинстве заметок очень сложно систематизировать все задачи.
Я рекомендую сделать следующее. Выберите одно место, куда вы будете сгружать все свои задачи. Ни два, ни три, ни блокнот, тут заметки, тут Evernote, тут еще что-то – у вас должно быть одно конкретное место, одна программа. Это главная рекомендация.
Почему одна? Если вы создаете одно место, и у вас есть привычка записывать всю информацию, которая поступает, которую вы не можете прямо сейчас обработать, она никогда не теряется.
Мои рекомендации, где записывать задачи и идеи.
Первое, что я не рекомендую – никаких заметок вообще.
Нулевая рекомендация – это Evernote. В Evernote можно систематизировать информацию из интернета, создавать блокноты, в блокнотах заметки.
У меня есть Evernote, я там веду разное обучение. Например, я пошел на тренинг и все, что происходит на тренинге, я пишу в блокнот. Потом я перечитываю, смотрю ключевые темы. Если я еду куда-то в путешествие, в папке «Путешествие» нахожу заметку со страной: там можно добавить картинку, аудио, чек-листы разные. Это хорошая система для управления заметками и плюс – там можно делать задачи.
Это нулевая рекомендация. Почему я не считаю, что это самое крутое? Потому что у Evernote есть одна проблема – он долго грузится. Но когда к вам приходит задача какая-то, вы хотите ее очень быстро записать, чтобы не забыть, вы начинаете открывать Evernote, и пока он грузится, вы забываете, что хотели записать.
Где я рекомендую записывать все свои задачи, все свои заметки?
Первое и базовое, самое простое – это Wunderlist. Программа бесплатная.
Wunderlist – в чем его прелесть? Там есть папка «Входящие», куда вы записываете все идеи. И потом вы раз в день или раз в неделю разгребаете эти задачи, идеи по другим листам.
Есть еще полезный момент – совместные папки. Например, если вы предприниматель, то можете создать такую папку для своего личного ассистента или партнера. Вы задачу посылаете в эту папочку, и автоматически у вашего партнера, у которого тоже стоит Wunderlist, появляется задача от вас. То есть, вы можете сразу делегировать. Я рекомендую для этого использовать Wunderlist.
Если у вас есть команда, вы работаете с многими людьми, точно так же – вы даете друг другу задачи. Вы можете им в Wunderlist ставить задачи, они могут вам ставить задачи. И все это одна система, с командой хорошо, быстро и просто работается.
В чем минус Wunderlist? Он очень грузный по дизайну. Если честно, это сильно напрягает визуально, когда вы постоянно занимаетесь в Wunderlist, мозг напрягается от большого количества цветов.
Я пользуюсь другими программами. Это ToDoist, он тоже есть на всех устройствах. Если вы пользуетесь технику Apple, я рекомендую Things3. Это сейчас самая топовая программа для работы с задачами. Пока лучше ничего не придумали. Ее прелесть в том, что там очень чистый дизайн и очень удобная система работы.
Ваша задача – вывести все свои входящие потоки данных. Перестать держать в голове, а все выгружать в одну программу, где все это хранится. И только когда это в одной программе, вы можете это структурировать.
Объясню, как это работает. Ваш мозг и так напрягается, когда вы параллельно смотрите на разные идеи, концепции и пытаетесь их как-то скомпоновать. А когда вы пытаетесь понять, что из этого стоит делать на первом месте, на втором, на третьем, что важно, что неважно, вы тратите в разы больше энергии.
Поймите, удерживать у себя внутри цифры 2, 2, 6, 8 вы можете, но, чтобы делать операции между этими цифрами нужно больше энергии.
Так же происходит и с задачами. Задачи сначала к вам пришли, они там в вашей голове, вы их выгружаете в одну программу, в один список. Вам не нужно думать, у вас чистый лист, отключен внутренний диалог. Вы смотрите на задачи снаружи. И только, когда они снаружи, вы как бы над ними. Вы не внутри этих задач варитесь, вы на них смотрите. И более трезво со стороны можете оценить, какая из этих задач важная, какая неважная, какую стоит сделать на первом месте, на втором месте, какая сложная, какая легкая. То есть, лучше всего оценка происходит снаружи.
Другой человек со стороны нас видит лучше. Точно так же с задачами — систематизация задач происходит со стороны лучше. Эти программы позволяют все это делать.
[17:45] Чем Google Keep плох?
Google Keep, насколько я понимаю, это заметки. Это не для управления задачами. Это набор информации систематизированной. Если брать какую-то программу, важно, чтобы была система.
Сразу скажу, я Google Keep не пользовался. Я привык к дизайну таких конкретных программ-тудушников: система папок, дедлайнов. У Google не так развита эта тема. Я смотрю на программы, которыми пользуется мир, где наибольшее количество скачиваний, где наибольшее количество отзывов. Я там не видел Google Keep. Это не значит, что он плохой, просто я следую за мировой практикой. Не знаю статистики по Google Keep, сложно сказать.
[18:11] Как вернуться к задаче, если не можешь войти в то же состояние, в котором ее придумал?
Есть задачи, идеи, вы их записываете и думаете: «Такая классная идея, завтра точно сделаю». Но на следующий день или через два дня, через три дня, возвращаетесь к этой задаче и думаете – что это вообще за задача? Кто это вообще написал? И уже не так хочется ее делать.
Вам стоит понять важную вещь. В момент, когда к вам приходит идея, она вас зажигает, и у вас меняется эмоциональное состояние. И пока у вас состояние, есть энергия. Но происходит так, что нет контекста сделать эту задачу, и вы ее откладываете на следующий день. Когда вы просыпаетесь на следующий день или возвращаетесь к ней через несколько дней, у вас уже нет той энергии, с которой вы приступали к этой задаче. Состояние другое. Из другого состояния одна и та же задача кажется хорошей, плохой, легкой или сложной.
Это очень интересный эффект: сегодня эта задача кажется тяжелой, а через неделю, когда другие условия у вас, другое состояние, вам почему-то хочется именно эту задачу выполнить. Вы садитесь и делаете.
Как работаю с этим я?
Если ко мне приходит классная идея, я стараюсь ее сразу запускать. Я знаю, что это состояние, которое сейчас у меня есть с этой идеей, не вернется. Я не откладываю на завтра-послезавтра.
Задача – сделать так, чтобы я начал воплощать эту идею: кому-то рассказал или сделал первый шаг, чтобы запустить движение.
Откладывание не будет работать. У меня больше идей умирает, чем воплощается. Потому что если ты их не сделал сразу, ты потом их не делаешь. Простой закон.
[21:49] Почему рано утром или перед сном идеи и решения приходят, а в течении дня нужно посидеть и подумать?
Это очень интересный эффект. Я достаточно много читал, изучал эту идею. Все дело в расслаблении и в обмене веществ.
Когда мы просыпаемся утром, у нас еще чистая голова, чистые эмоции, чистое состояние. Утром мы более расслаблены, поэтому можем думать совсем по-другому.
Почему считается, что первая половина дня более креативная?
Есть такое понятие, как энергия принятия решений. Был проделан цикл экспериментов на судьях, который показал, что в первой половине дня они принимают более взвешенные, более эффективные решения, чем во второй половине дня. И ученые нашли такое понятие как энергия для принятия решений.
В первой половине дня вы тратите психическую энергию, креативную на принятие решений. Если судьи кого-то судили, то это было эффективно. Если они кого-то выпускали, это было эффективно. Но после второй половины дня, эти же судьи принимали не очень эффективные решения. И это не связано с уровнем судьи и его квалификацией, а связано с половиной дня.
Утром мы еще без стресса, мыслим по-другому. Читайте «Магию утра» – там вообще все описано, как один час утром может кардинально изменить вашу жизнь. Простая книга, всем рекомендую.
В течении дня мы накапливаем стресс, множество разных задач, множество информации. Потом перед сном, когда мы ложимся, физически наше тело устало, нам хочется спать. Мы ложимся, мозг начинает расслабляться, происходит расслабление всего тела физически, и в этот момент мозг начинает больше креативить.
Это интересный парадокс, что креатива и энергии больше, когда вы более расслаблены, чем когда вы более напряжены. Как только происходит расслабление, начинается креатив. И ваш мозг не может уснуть, хотя тело вроде уже устало.
Что в таких случаях делать? Я это практикую уже лет 5 или 6 – заметки перед сном. Все мысли, которые ко мне приходят, тревожные или креативные – перед сном все записываю. Здесь я записываю не сразу в программу. Я записываю в заметки и потом пересматриваю.
Пока вы это не выгрузите из головы, пока это не напишите, вы не заснете. Поэтому я рекомендую все это записать. Так это работает.
Когда вы понимаете, что вы входите в очень креативное состояние, и вы там записываете-не записываете, я вообще не рекомендую спать. Если вы чувствуете креативное состояние, встаньте поработайте, походите, поделайте что-то. Не пытайтесь заставить себя заснуть, потому что это не всегда здоровая тема. Ваш организм знает, когда нужно поспать, он все это сам регулирует.
[25:51] Как развивать гибкость мышления?
Упражнения для гибкости мышления, как по мне – ересь. В том плане, что это замена каких-то реальных вещей. Например, при болезни Альцгеймера, когда люди теряют память, есть уже научная база доказательств, что болезнь хорошо убивается обучением новым языкам.
Мышление не гибкое почему? Потому что вы его помещаете в повторяющиеся задачи, делаете одно и то же. Но мы развиваемся в стрессе при адаптации к новым условиям, у нас появляются новые нейронные связи.
Если вы хотите развивать мышление, нужно постоянно помещать себя в условия, где вы решаете задачи, которые для вас каждый раз новые, сложные. Ваше мышление все время будет на пике. Все зависит от того, чем вы забиваете себе голову каждый день.
Ключевая сложность, почему наше мышление становится не гибким – это повторы. Внутренние повторы, если вы делаете одни и те же операции, одни и те же действия каждый день, говорите одни и те же слова, встречаетесь с одними и теми же людьми. Это как старенькие люди рассказывают 10 раз одну и ту же историю, и вы их слушаете из толерантности и любви.
Заметьте, чем с большим количеством разных людей вы общаетесь, чем больше вы путешествуете, вы разрываете свои привычные шаблоны мышления, свои привычные повторы, у вас появляются новые реакции на мир, потому что вы мозг постоянно стимулируете чем-то новым. Вы бы хотели что-то сделать по-старому, но в новых условиях не можете. Чтобы выжить, нужно новое.
Главное – присесть на этот наркотик новизны и обучения.
[28:26] Как расставлять приоритеты задач?
Есть два типа задач.
Первый тип задач – эти задачи делают вас более счастливым. Счастливые – значит вы более наполнены, у вас ресурсное состояние, у вас больше энергии становится.
Второй тип задач не связан всегда с счастьем. Второй тип задач ведет вас к доходу, к деньгам, к повышению вашего материального благосостояния.
Вам не нужно больше переживать на счет других задач. Это два типа. Просто смиритесь.
Ваша задача – понять:
- Эта задача или эта информация сделает меня более счастливым? Если нет – выкидываем, да – сохраняем.
- Это позволит мне заработать больше денег, повысить мою прибыль, повысить мою ценность для мира, повысить мою эффективность? Если нет – выкидываем.
Важный момент – огромное количество людей планируют работу, но они вообще не планируют отдых. Они не планируют собственное ресурсное состояние.
Это как у Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» была история про золотую утку. Утка несла золотые яйца, и ее хозяева так перенапрягли, что она умерла. И теперь ни яиц, ни утки.
Те же вещи с собой делают люди. Им кажется, чтобы стать более продуктивным, больше заработать, нужно больше работать. На самом деле, это вообще несвязанные вещи.
Ваша задача – быть ресурсным.
У вас должно быть определенное состояние: эмоциональное, интеллектуальное, физическое. Поймите, что результаты нового уровня возможны только из состояния нового уровня.
Если у вас состояние плохое физически, эмоционально, интеллектуально, как вы собираетесь делать результат нового уровня?
В первую очередь вам нужно обращать внимание на собственное состояние. И планировать в своем календаре не работу, а планировать в своем календаре ресурсность. Поэтому я говорю: в приоритете ставьте задачи, которые сделают вас счастливыми.
Есть ряд задач, на которые вы смотрите и понимаете: да, это очень важная задача, но при этом вы так себя плохо чувствуете, что к ней не приступаете. Потому что ваши чувства, ваше состояние не позволяет вам этого сделать. Но как только у вас хорошее ресурсное состояние, то у вас продуктивность в разы повышается.
Ваша работа над повышением продуктивности – это ваше состояние.
В первую очередь задачи, которые делают вас счастливым. Во вторую очередь, задачи, которые ведут вас к деньгам. Сделайте это и все сами отследите.
По задачам, которые ведут к деньгам, тоже приоритетность своя. Есть ряд задач, которые ведут вас к маленьким деньгам, и есть ряд задач, которые ведут вас к большим деньгам. Ваша задача – уделять внимание тем задачам, которые ведут к большим деньгам. Просто нужно учиться калибровать эти задачи.
Что делают люди? Они большую часть своего времени уделяют мелким задачам, ведущим их к маленьким деньгам. Потому что эти задачи обычно маленькие: раз – сделал. И вы чувствуете себя эффективными. Я столько задач сделал! А сколько из этих задач сделали вас счастливыми? Сколько из этих задач сделали вас богатыми? Да нисколько.
Ваша задача – фокусироваться на тех задачах, которые несут максимальное количество денег, пусть даже в длительной перспективе.
[34:03] Как совмещать работу и отдых: в течении недели по чуть-чуть или один день в неделю?
Нет ответа на этото вопрос. Нет никакой системы. Это очень персонально.
Я, например, не могу много работать, я очень несистемный. И в целом стараюсь больше ста дней не работать в году. Но есть люди, которым нравится работать, им не нужен отдых.
Этот баланс – ваша статистика. Это очень индивидуально. Учитесь сами смотреть, как вам лучше. Это все нужно тестировать.
[35:26] В какое время вы более продуктивны?
Я пару месяцев назад вел стиль жизни, как описано в «Магии утра». В итоге 3 часа продуктивных утром, день непродуктивный и сонливый. Рано нужно снова ложиться. В итоге я начал работать по-другому: с 18 до 3, и стал более сконцентрирован, мотивирован. Раньше я не воспринимал теорию сов и жаворонков. Как это у тебя? В какое время ты продуктивен?
Ярослав, крутое наблюдение. Книга «Магия утра» написана для тех, у кого она будет работать. Есть люди, у которых другая система.
Вот у меня магия утра работает летом. Сейчас, когда светло, я могу проснуться в 5:30 и нормально до 12 работать. Зимой у меня не работает магия утра, у меня работает магия зимы. Чем больше поспал, тем более я продуктивен.
Если вы нашли свой биоритм, работайте в нем, но помните, что этот биоритм тоже будет не всегда.
Плюс стоит помнить, что есть два типа людей. Это постоянные дисциплинированные и непостоянные недисциплинированные. У несистемных людей, недисциплинированных непостоянных, то есть, творческих, не может быть такого режима в принципе. Все режимы временны. Сегодня у тебя магия утра, ты месяц суперпродуктивный, потом все это перестало работать. Тебе нужно что-то другое, третье, пятое.
Поэтому я тебе вообще не рекомендую искать какие-то системы и загонять себя в рамки дисциплины. Вы можете начитаться каких-то суперуспешных книг и пытаться себя засунуть в карту мира очередного американского миллионера. Ищите свою систему. Если она меняется, следите за тем, что меняется.
Мое самое продуктивное время – это утром с 5 до 8:30. Потом до 12 я вообще не хочу видеть людей. С 12 я готов общаться с людьми до 9 вечера. С 9 вечера у меня снова продуктивность наедине с собой, я могу до 12 работать. Это мой такой режим. И то он несистемный, может сбиваться и не работать.
[38:01] А как же матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра – классная штука, но она еще из динозавров. Тема достаточно старая. Сейчас работает agile – более гибкий метод управления задачами. Читайте об этом «SCRUM».
Я не ставлю вот эти важные, срочные, не срочные. Срочность может каждый день измениться. Важность может измениться. Это так быстро меняется. Я пересматриваю каждый день срочность-несрочность. Я убираю задачи в папку «Входящие», потом с нуля пересматриваю и ставлю себе задачи на день.
Мне нравится такая модель. Она более гибкая.
Есть задачи, которые мы хотим сделать сейчас эмоционально быстро, и они дадут быстрый эффект. Есть задачи, которые мы можем сделать сейчас, но они не дадут нам быстрого эффекта. И мы стараемся делать задачи с быстрыми эффектами.
Ваша задача перед тем, как делать любую задачу – понять, это влияет на краткосрочный успех или на долгосрочный. Эмоций больше в долгосрочном. И таким образом вы выбираете те задачи, которые ведут к долгосрочному успеху.
Делать то, что хочется сейчас – детское инфантильное поведение «хочу сейчас конфету». Взрослое поведение – потерпеть и съесть потом две конфеты. Тут каждый сам решает.
[40:39] А как же концепция съесть «лягушку» утром?
Есть такая концепция про задачи-лягушки, которые сложно делать, поэтому лучше сделать их утром.
Мне она не нравится. Мне не нравится делать такие задачи-лягушки утром. Если это лягушка, я не хочу ее делать. Я хочу ее приготовить нормально.
Если я не могу сделать задачу, значит ее дизайн меня не устраивает – я работаю над тем, чтобы задача была более приемлема для меня, чтобы мне не нужно было себя мотивировать на ее выполнение.
Если я должен себя мотивировать или ловить себя на условиях, чтобы ее сделать, она неправильная. Мне нравится получать удовольствие от выполнения задач.
